Technik für Generalversammlung und Delegiertenversammlung
Event-Solution AG liefert die Technik für Generalversammlung, Delegiertenversammlung und Mitgliederversammlung: Mikrofone für Wortmeldungen, Rednerpult, Projektion, Simultanübersetzung und Livestream. Eigene Techniker betreuen Ihre Versammlung vor Ort, in Bern, Biel und der ganzen Schweiz.
Was Technik für Generalversammlungen leisten muss
Eine Generalversammlung folgt festen Regeln. Es gibt Traktanden, Anträge, Wahlen und ein Protokoll. Wer im Saal das Wort ergreift, muss überall zu hören sein, und was gesagt wird, muss später nachvollziehbar bleiben. Gute Technik für die Generalversammlung läuft zuverlässig im Hintergrund und lenkt nicht vom Geschäft ab. Das gilt für die GV einer Aktiengesellschaft genauso wie für die Delegiertenversammlung eines Verbands oder die Mitgliederversammlung eines Vereins.
Der Ablauf einer GV aus Sicht der Technik
So begleitet die Technik die einzelnen Teile:
| Programmpunkt | Was die Technik dabei leistet |
|---|---|
| Begrüssung | Präsidentin oder Präsident spricht am Rednerpult, auf der Leinwand stehen Logo und Titel. |
| Traktanden | Die Traktandenliste läuft auf der Leinwand mit, alle sehen, wo die Versammlung steht. |
| Präsentationen | Jahresbericht und Jahresrechnung als Folien, lesbar auch in den hinteren Reihen. |
| Wortmeldungen | Saalmikrofone oder Funkmikrofone, damit jede Frage im ganzen Saal und im Protokoll ankommt. |
| Wahlen | Kandidierende und Wahlvorschläge auf der Leinwand, ein Mikrofon für Vorstellung und Dank. |
| Schluss | Ansage zum Apéro, Musik beim Ausgang. |
Zwischen den Punkten wird umgeschaltet: von der Folie zurück auf das Logo, vom Rednerpult auf das Saalmikrofon. Ein Techniker am Mischpult sorgt dafür, dass dabei keine Lücke entsteht und kein Mikrofon versehentlich offen bleibt.
Wortmeldungen aus dem Saal
In der Diskussion muss die Versammlungsleitung die Reihenfolge im Griff behalten. In grossen Sälen stellen wir Saalmikrofone auf Ständern in die Gänge. Wer sprechen will, geht ans Mikrofon, nennt Namen und Funktion und spricht. Das hilft auch beim Protokoll, weil jede Wortmeldung klar einer Person gehört. Alternativ werden Funkmikrofone an den Platz gebracht.
Sitzen die Delegierten an Tischen, ist eine Konferenzanlage die ruhigere Lösung. Wer reden möchte, drückt die Sprechtaste. Eine Anzeige zeigt, wer gerade sprechen darf, und die Versammlungsleitung gibt die Mikrofone der Reihe nach frei. Der eingebaute Lautsprecher bringt die Stimme direkt an jeden Platz.
Rednerpult, Projektion und Countdown
Am Rednerpult sprechen Präsidium, Geschäftsleitung oder Gäste. Wer lieber frei spricht, bekommt ein Funkmikrofon. Die Leinwand zeigt Traktanden, Folien und Wahlvorschläge, je nach Saal über Beamer und Leinwand oder auf einer LED Wand. Ein Bildschirm am Rednerpult zeigt der sprechenden Person dieselben Folien, so muss sie sich nicht zur Leinwand umdrehen.
Begrenzen Statuten oder Geschäftsordnung die Redezeit, hilft ein Countdown. Er steht gut sichtbar am Rednerpult und bei den Saalmikrofonen und zeigt, wie viel Zeit für das Votum noch bleibt. Die Versammlungsleitung muss dann seltener eingreifen.
Simultanübersetzung für mehrsprachige Verbände
Viele Schweizer Verbände tagen auf Deutsch und Französisch, manche auch auf Italienisch. Mit Simultanübersetzung folgen alle in ihrer Sprache, und jede Wortmeldung kann in der eigenen Sprache erfolgen. Die Dolmetscherinnen und Dolmetscher sitzen in Kabinen, die Mitglieder tragen Empfänger mit Kopfhörern. Wir haben über 1'000 Empfangsgeräte. Pro Sprache und Kabine braucht es mindestens zwei Dolmetscher, die sich etwa jede halbe Stunde ablösen. Auf Wunsch empfehlen oder vermitteln wir passende Leute.
Wichtig dabei: Auch die Saalmikrofone müssen auf die Dolmetscheranlage geschaltet sein. Sonst hören die Dolmetscher die Fragen aus dem Saal nicht und können sie nicht übersetzen. Wir planen das von Anfang an mit.
An der Generalversammlung von Küche Schweiz im Volkshaus Biel haben wir Simultanübersetzung, Mikrofone und Beschallung sowie die Präsentationen betreut, von der Einrichtung bis zur Live Regie.
Aufzeichnung für das Protokoll
Wer das Protokoll schreibt, ist froh um eine Aufnahme. Wir zeichnen den Ton direkt am Mischpult auf. So sind alle Mikrofone sauber zu hören, auch die Wortmeldungen aus dem Saal. Auf Wunsch gibt es zusätzlich eine Videoaufzeichnung. Weisen Sie die Teilnehmenden in der Einladung darauf hin, dass aufgezeichnet wird.
Livestream und hybride Generalversammlung
Bei einem Livestream schauen Mitglieder, die nicht anreisen, online zu, reden aber nicht mit. Bei einer hybriden Generalversammlung nehmen sie von aussen teil und üben ihre Rechte aus. Technisch braucht es dafür mehr als eine Kamera: einen Rückkanal, über den Fragen und Wortmeldungen von aussen in den Saal kommen, zum Beispiel per Zoom oder Teams, und eine saubere Verbindung zwischen Saalton und Onlinesitzung.
Für die Aktiengesellschaft ist diese Form seit 2023 im Obligationenrecht geregelt (Art. 701c ff. OR). Bei Vereinen und Genossenschaften lohnt sich ein Blick in die Statuten. Wir liefern die Technik und geben keine Rechtsberatung. Klären Sie die rechtlichen Fragen mit einer Fachperson, bevor die Einladung verschickt wird.
Vorbereitung und Ablauf am Tag
Für die Planung brauchen wir Traktandenliste, Saal, ungefähre Zahl der Teilnehmenden, Sprachen und die Angabe, ob gestreamt oder aufgezeichnet wird. Vor der Türöffnung gehen wir mit Präsidium oder Geschäftsstelle die Folien, die Mikrofone und die Reihenfolge der Rednerinnen und Redner durch. Während der Versammlung betreuen unsere Techniker die Anlage, nach dem Schluss bauen wir ab.
Wie das in einem grossen Saal aussieht, zeigt der Prix LITRA 2025 im Bellevue Palace Bern. Für diese Preisverleihung lieferten wir Mikrofone, Ton und Video im ganzen Saal und führten die technische Regie. Auf Wunsch organisieren wir auch elektronische Abstimmungen. Für den Start genügt eine Anfrage mit Datum und Traktandenliste.
