Livestream für Events und hybride Veranstaltungen

Wann sich ein Livestream für Events lohnt

Ein Stream bringt Ihren Anlass zu Menschen, die nicht im Saal sitzen: Mitglieder, die nicht anreisen können, Mitarbeitende an anderen Standorten, Fachleute aus dem Ausland an einem Kongress. Ein Livestream für Events lohnt sich auch dann, wenn Inhalte später noch abrufbar sein sollen.

Klären Sie vorab: Sollen die Leute nur zuschauen oder mitmachen? Bei einer reinen Übertragung läuft das Bild in eine Richtung. Bei einer hybriden Veranstaltung stellen Teilnehmende von aussen Fragen, melden sich zu Wort oder halten selbst einen Vortrag. Dafür braucht es einen Weg zurück in den Saal und mehr Planung bei Ton und Ablauf.

Kameras und Bildregie

Typisch ist eine feste Kamera für die ganze Bühne, ergänzt durch bediente Kameras für Nahaufnahmen der Rednerinnen und Redner. Bei Podien oder Fragerunden kommt oft eine Kamera Richtung Publikum dazu. Wie viele Kameras Ihr Programm braucht, klären wir in der Planung.

In der Bildregie entscheidet ein Techniker live, was zu sehen ist: die Totale, die Rednerin in Nahaufnahme, die Präsentation oder ein zugeschalteter Gast. Folien gehen direkt aus dem Präsentationsrechner in den Stream und bleiben so scharf, statt von der Leinwand abgefilmt zu werden.

Für die Kamera braucht die Bühne genug gleichmässiges Licht. Was im Saal angenehm wirkt, ist im Stream oft zu dunkel oder zu fleckig. Passende Lichttechnik für Bühne und Rednerpult planen wir deshalb gleich mit.

Beim Anlass über mehrere Säle im Bellevue Palace Bern gehörten Kameras und Livestream zur Technik, dazu Beamer, Leinwände und Mikrofone in allen Sälen.

Ton für den Stream

Zuschauer verzeihen ein einfaches Bild eher als schlechten Ton. Deshalb kommt der Ton nicht aus dem Kameramikrofon, sondern direkt vom Mischpult. Jedes Mikrofon im Saal ist so klar und ohne Hall im Stream zu hören. Für den Stream lohnt sich eine eigene Mischung, weil Saal und Kopfhörer zu Hause verschiedene Dinge brauchen: Im Saal hilft der Raum mit, im Stream fehlt er.

Für jede Fragerunde gilt: Was nicht ins Mikrofon gesprochen wird, hört online niemand. Fragen aus dem Publikum brauchen deshalb ein Saalmikrofon oder ein Funkmikrofon, sonst sollte die Moderation sie wiederholen. Mehr dazu unter Tontechnik.

Referenten per Videocall zuschalten

Nicht jede Referentin kann anreisen. Per Videocall, zum Beispiel über Zoom, kommt sie trotzdem auf die Bühne: Ihr Bild erscheint auf der Leinwand und im Stream, ihre Stimme kommt über die Beschallung in den Saal. Damit sie Fragen aus dem Saal hört, ohne sich selbst als Echo zurückzubekommen, braucht die Verbindung eine eigene Tonmischung. Das richten wir am Mischpult ein.

Was zusätzlich hilft:

• ein Verbindungstest mit allen Zugeschalteten vor dem Anlass
• ein Headset oder ein gutes Mikrofon statt des eingebauten Laptopmikrofons
• eine ruhige, gut beleuchtete Umgebung auf der Seite der Referentin
• die Folien vorab als Datei, damit sie im Saal sauber laufen, auch wenn die Verbindung schwankt

Auch der Recycling Kongress im Kongresshaus Biel lief so: Wir haben ihn live gestreamt und Referenten, die nicht vor Ort sein konnten, per Zoom eingebunden.

Plattformen: wohin der Stream geht

Der Stream kann auf YouTube oder Vimeo laufen, in einem Player auf Ihrer eigenen Webseite oder in einer Sitzung in Teams oder Zoom. Keine Plattform passt für alle Fälle. Entscheidend sind diese Fragen:

• Soll der Stream öffentlich sein oder nur für geladene Gäste mit Link oder Anmeldung?
• Sollen Zuschauer Fragen stellen oder mitdiskutieren können?
• Soll der Stream danach abrufbar bleiben?
• Über wessen Konto läuft der Stream, und wer verschickt den Link?

Sie wählen die Plattform, wir liefern das Signal dorthin.

Internetverbindung im Saal vorab klären

Die Internetverbindung ist ein häufiger Schwachpunkt. Das Gäste WLAN eines Hotels reicht für einen Stream selten, weil sich viele Geräte die Leitung teilen. Fragen Sie das Haus früh nach einem eigenen Anschluss per Kabel, nach der verfügbaren Bandbreite im Upload und danach, ob Videokonferenzen über das Netz zugelassen sind. Am besten testen wir die Verbindung vorab am gleichen Ort. Gibt es keine verlässliche Leitung, ist reines Aufzeichnen oft besser als ein wackliger Stream.

Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung lohnt sich fast immer. Sie dient Mitgliedern, die verhindert waren, als Archiv oder als Material für Ihre Webseite. Wenn Sie nur aufzeichnen und nicht streamen, braucht es im Saal keine Internetverbindung, und der Aufwand sinkt. Sie erhalten die Aufnahme nach dem Anlass als Datei.

Datenschutz und Einwilligung

Bei jedem Stream sind Menschen im Bild. Informieren Sie Ihre Gäste schon in der Einladung und nochmals am Eingang, dass gefilmt und übertragen wird. Holen Sie die Zustimmung der Referentinnen und Referenten ein, auch für die spätere Verwendung der Aufnahmen. Gäste, die nicht ins Bild wollen, sollen ausweichen können. Auf Wunsch richten wir die Kameras so ein, dass das Publikum nur von hinten oder gar nicht zu sehen ist. Die rechtlichen Einzelheiten klären Sie bitte mit Ihrer Datenschutzstelle oder einer Fachperson, wir geben keine Rechtsberatung.

Für eine erste Offerte genügen Datum, Ort, Programm und die gewünschte Plattform. Am schnellsten geht es über unsere Anfrage.