Kongresstechnik und Konferenztechnik aus einer Hand

Was Kongresstechnik umfasst

Ein Kongress verlangt von der Technik mehr als ein einzelner Vortrag. Referate, Podien, Fragen aus dem Publikum und Pausen wechseln sich ab, oft in mehreren Sprachen und in mehr als einem Raum. Gute Kongresstechnik folgt diesen Wechseln, ohne dass der Saal warten muss.

Zu einem typischen Kongress gehören diese Bausteine:

• Ton: Beschallung des Saals, Funkmikrofone für Moderation und Podium, ein festes Mikrofon am Rednerpult.
• Bild: Projektion mit Beamer und Leinwand oder eine LED Wand, dazu Bildschirme auf der Bühne.
• Sprache: Simultanübersetzung mit Dolmetscherkabinen, Dolmetscheranlage und Empfängern, dazu KI Übersetzung.
• Diskussion: eine Konferenzanlage mit Sprechstellen für Podien und Gremien.
• Zeit: ein Countdown, der den Rednerinnen und Rednern die verbleibende Redezeit zeigt.
• Reichweite: Livestream, Aufzeichnung und Zuschaltung von Referenten per Videocall, zum Beispiel über Zoom.
• Nebenräume: Technik für Breakout Räume und Workshops.

Nicht jeder Kongress braucht alles. Im ersten Gespräch klären wir, welche Teile Ihr Programm wirklich verlangt.

Ton, Bild und Sprache im Plenum

Im Plenum zählt zuerst die Verständlichkeit. Wir beschallen mit Systemen von L-Acoustics und richten die Anlage auf den Saal ein, damit Sprache auch in der hintersten Reihe klar ankommt. Den Countdown stellen wir so auf, dass ihn die Person am Mikrofon gut sieht. So hält das Programm seinen Takt, ohne dass die Moderation unterbrechen muss. Details zur Beschallung stehen auf der Seite Tontechnik.

Beim Bild entscheidet der Saal. In einem abgedunkelten Raum genügt oft ein Beamer mit Leinwand. Ist der Saal hell oder soll das Bild sehr gross und kontrastreich sein, ist eine LED Wand die bessere Wahl. Im Bellevue Palace Bern stand zum Beispiel eine LED Wand von 7 x 3.5 m auf der Bühne. Unsere eigene LED Wand hat 2.6 mm Pixel Pitch, fein genug für Präsentationen und Schrift im Kongresssaal.

Bei mehrsprachigen Kongressen kommt die Simultanübersetzung dazu. Unsere Dolmetscheranlagen arbeiten mit Infrarot oder Funk, mit bis zu 32 Sprachkanälen und über 1'000 Empfangsgeräten. Mit Infrarot verlässt das Signal den Raum nicht, draussen kann niemand mithören. Fehlen Ihnen noch Dolmetscher, empfehlen oder vermitteln wir auf Wunsch welche.

Diskussionen, Livestream und Breakout Räume

Podien und Fragerunden brauchen eine Lösung für Wortmeldungen. Bei einem grossen Publikum genügen Funkmikrofone, die durch die Reihen gereicht werden. Sitzen die Teilnehmenden an Tischen und diskutieren miteinander, ist eine Konferenzanlage besser. Die Sprechstellen auf den Tischen haben Schwanenhalsmikrofon und Sprechtaste, und die Wortmeldungen laufen geordnet über die Moderation. Im Bellevue Palace Bern war eine solche Anlage mit 30 Sprechstellen im Einsatz.

Viele Kongresse sollen auch Menschen ausserhalb des Saals erreichen. Mit Kameras und Bildregie übertragen wir das Programm als Livestream und zeichnen es auf. Wer nicht anreisen kann, spricht per Zoom zum Saal: Das Bild kommt auf die Leinwand, der Ton über die Beschallung.

Für Workshops und Parallelsessions in Breakout Räumen reicht meist eine einfachere Ausstattung: Beamer oder Bildschirm, ein kleines Tonsystem und ein Mikrofon. Wichtig ist der Zeitplan: Beginnen alle Räume gleichzeitig, muss die Technik überall vorher bereitstehen.

Zusammenarbeit mit der Haustechnik

Viele Kongresssäle haben eigene Technik und eigenes Personal. Das ist Teil der Planung, kein Hindernis. Vorab klären wir mit dem Haus, was fest installiert ist, was wir ergänzen und wo die Schnittstellen liegen: Strom, Anschlüsse für Ton und Bild, Internet, Zufahrt und die Zeiten für Aufbau und Abbau. Einige Häuser haben feste Dolmetscherkabinen, etwa das Kongresshaus Biel. Ob mobile Kabinen nötig sind, steht deshalb früh fest. Ihre feste Ansprechperson bei uns stimmt sich mit dem Haus ab.

Kongresstechnik in Bern, Biel und der ganzen Schweiz

Unser Sitz ist in Münchenbuchsee, das Lager in Zollikofen bei Bern. Von dort aus arbeiten wir in der ganzen Schweiz. Beim Recycling Kongress im Kongresshaus Biel lieferten wir Simultanübersetzung, Mikrofone und Beschallung, Bildprojektion und Livestream, dazu die Zuschaltung von Referenten per Videocall, zum Beispiel über Zoom. Die CTS Biel Bienne, Betreiberin des Kongresshauses, führt uns auf ihrer Partnerseite als «Event Partner, Veranstaltungstechnik». In Bern waren wir mehrfach im Bellevue Palace im Einsatz, mit Konferenzanlage, LED Wand und Kameras. Zu unseren Kunden gehören unter anderem Swiss Recycle, EXPERTsuisse, AGVS und die ch Stiftung.

Von der Planung bis zum Abbau

1. Anfrage: Sie schicken uns Datum, Saal, Programm und die ungefähre Zahl der Teilnehmenden.
2. Offerte: Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie eine unverbindliche Offerte.
3. Planung: Wir stimmen uns mit dem Haus ab, planen Ton, Bild und Sprache und legen den technischen Ablauf fest.
4. Lieferung und Aufbau: Wir liefern, bauen auf und testen alles, bevor die ersten Gäste kommen.
5. Betreuung: Unsere eigenen Techniker sind während des Kongresses vor Ort und übernehmen auf Wunsch die Live Regie.
6. Abbau: Nach dem letzten Programmpunkt bauen wir ab und übergeben den Saal.

Checkliste für Veranstalter

Mit diesen Angaben schätzen wir Ihren Kongress rasch ein:

• Datum, Saal und Programm mit Zeiten
• ungefähre Zahl der Teilnehmenden pro Raum
• Sprachen im Saal und ob übersetzt werden soll
• Referentinnen und Referenten vor Ort oder zugeschaltet
• Podien oder Diskussionen mit Wortmeldungen aus dem Publikum
• Livestream oder Aufzeichnung gewünscht
• Kontakt zur Haustechnik und mögliche Zeiten für Aufbau und Abbau

Es muss nicht alles feststehen, ein grobes Programm genügt für eine erste Offerte. Senden Sie uns dazu Ihre Anfrage.